Vorlagen  im System hinterlegen

Definieren Sie unter "Stammdaten-Listen-Dokumente" alle Vorlagen, die Sie im System benötigen. Das System unterscheidet zwischen AWa2000-Vorlagen, die im Listenmanagement vorkommen und benutzerdefinierten Vorlagen für das Dokumentenmanagement. Diese Vorlagen sind entweder MS- Word oder MS- Excel-Formatvorlagen. AWa2000 Formulare stehen in der Regel als Excel-Formatvorlagen zur Verfügung. Dokumentenvorlagen finden Sie auf unserem Web im Downloadbereich www.download.awa2000.de.

Geben Sie einen Namen für das Dokument ein und öffnen Sie es anschließend mit Doppelklick oder mit dem Symbol öffnen. Wählen Sie das entsprechende Formular aus dem Drop-Down-Feld z.B.: 73 Stammdaten Adressen und den Dokumententyp.



Das Bearbeitungsfenster wurde geöffnet, nun erfolgt die Auswahl der Vorlage. Achten Sie dabei auf das richtige Laufwerk.



Wählen Sie eine Vorlage (.dot /.xlt) aus dem Verzeichnis. Bitte geben Sie unbedingt den Ablageort an wie im abgebildeten Fall "S:\Daten\WinAWa32\Vorlagen". Falls Sie keinen Ablageort ausgewählt haben, könnten Fehlfunktionen auftreten. Drücken Sie die Schaltfläche "Tabelleneditor".



Übertragen Sie alle Felder in die rechte Spalte, die Sie in der Excelvorlage benötigen. Achten Sie dabei auf die Reihenfolge, mit den schwarzen Pfeilen können dies beeinflussen. Die Formulare 00 - 49 können nicht frei gewählt werden, da erst ab Formular 50 eine beliebige Spaltenauswahl zulässig ist.

Wichtig! Wenn Sie Vorlagen erstellen, müssen Sie immer die erste Zeile mit dem Namen "Liste" benennen, um den Beginn der Ausgabe festzulegen. Die Definition des Namens erfolgt über das Menü "Einfügen - Namen - definieren".









Wie erstelle ich eine Excelvorlage?

Starten Sie dazu Microsoft Excel und öffnen Sie ein neues Dokument. Erstellen Sie die Spalten und vergeben Sie eine Überschrift wie z.B.: Auftrag, Inventarnummer, Benennung, Wartung Wartungstermin und Info, die Sie später in der Excelausgabe benötigen. Fügen Sie eventuell das Firmenlogo hinzu. Vergessen Sie nicht die Spalte Wartungstermin als Datum zu formatieren. Wenn Sie in einer Spalte Ergebnisse anzeigen möchten, so müssen Sie unter "Einfügen - Namen - Definieren" den Begriff "Summe" hinterlegen. Speichern Sie das Dokument unter einem beliebigen Namen. Im abgebildeten Fall wurde die Vorlage unter "97 Auftragsliste Instandhaltungen.xlt" gespeichert.



Starten Sie im Hauptmodul die Dokumentenverwaltung unter "Stammdaten" - "Listen" - "Dokumente". Hinterlegen Sie die Vorlage "97 Auftragsliste Instandhaltungen" und wählen Sie einen Ablageort aus.



Öffnen Sie mit der Schaltfläche den Tabelleneditor und wählen Sie aus der linken Spalte die AWa-Felder für die Excelausgabe. Achten Sie dabei auf die Reihenfolge. In diesem Fall:

ID_WrtAuftrag (Position1)
Inventarnummer (Position2)
Objekte.Benennung (Position3)
WrtAufträge.Benennung (Position4)
Auslösedatum (Position5)
Info (Position6).

In der gleichen Reihenfolge erfolgt auch die Excelausgabe.



Wenn Sie nun unter "Aufträge" - "Instandhaltungen" gehen und die Excelausgabe aktivieren, sollte das Dokument wie folgt aussehen.
Wichtig! Wenn Sie Vorlagen erstellen, müssen Sie immer die erste Zeile mit dem Namen "Liste" benennen, um den Beginn der Ausgabe festzulegen. Die Definition des Namens erfolgt über das Menü "Einfügen - Namen - definieren".










Wie erstelle ich eine Wordvorlage?

Starten Sie dazu Microsoft Word und öffnen Sie ein neues Dokument.  Unter dem Menü "Ansicht" - "Symbolleisten" finden Sie die Werkzeugleiste "Formular". Damit können Sie Felder positionieren und das Formular mit einem Schreibschutz versehen.