Import starten
Um Daten wie z.B. Objekte, Adressen, Artikel in das System zu importieren, starten Sie die Datenimportfunktion unter "Extras - Administration".

Importmögliche Daten:
Abteilungen, Adressen, AdressenAblage, AdressenKontakte, Archiv, Artikelgruppen, AufträgeKopf, AufträgeLfd, AufträgePosition, Ausgaben, Automatikdrucker, Belege, Benutzer, Benutzerrechte, BestellungenBelege, BestellungenKopf, BestellungenLfd, BestellungenPosition, Budget, BudgetJahr, BV, BVPositionen, Dokumente, Dokumentennummer, eClassMerkmaleWerte, eClassNummern, Eigenschaften, Einheiten, Ersatzteile, EtikettenKopf, EtikettenPositionen, Fehler, Gruppenauswertung, GruppenauswertungVerteilung, InvestKatAusgaben, InvestKatBudget, Kategorien, Koordinationen, Kostenstellen, Kostenstellenbuchungen, Kostenstellenmaterial, KostenstellenRahmen, KostenstellenStandorte, Lagerbewegungen, Lagerstamm, LagerstammKomponenten, LagerstammPreise, Leitdaten, Lieferantenmanung, LieferantenmahnungPositionen, LVAuftrag, LVAuftragAufmaß, LVAuftragPositionen, Magazinbewegungen, Magazine, Meldungen, Menustruktur, Mietrechnungen, MietrechnungenPositionen, Objekte, Objekteigenschaften, ObjekteKostenProMonat, ObjekteLaufzeit, Objektgruppen, Objektinformationen, Objektinvestitionen, Objektlisten, Objektstillstand, Objektwartungen, ObjektwartungenCheckliste, ObjektwartungenRessourcen, PersonalFehlzeiten, ProfitCenter, Projektdokumente, ProjektDokumenteRechnungen, QSAufträge, Qualifikationen, RepAufträge, RepAufträgeRessourcen, Ressourcen, Rückmeldungen, Stationen, Status, Stellplätze, Störmeldungen, StörmeldungenHosts, Tabellenlayout, Texte, Verantwortungen, VisualisierungsAuswahl, VisualisierungsDetail, Vorgänge, VorgängeRessourcen, Vorgangsarten, Wartungen, WrtAufträge, WrtAufträgeCheckliste, WrtAufträgeCheckliste, Zähler, ZählerWerte





Register: Tabelle füllen

Exceltabelle auswählen
Beachten Sie, dass nur Daten aus Excel in AWa importiert werden können. Wählen Sie die Schaltfläche hinter dem Feld "Quelle". Es öffnet sich der Standard-Windows-Dialog, mit dem Sie Datei öffnen können.




AWa-Tabelle auswählen
Im Drop-Down-Menü "Tabelle" müssen Sie die entsprechende AWa-Tabelle für den Import auswählen. Wenn Sie z. B. Objekte in AWa importieren möchten, dann wählen Sie die Tabelle "Objekte".




Excel- und AWa-Felder auswählen
Wählen Sie die Excelspalten aus dem Drop-Down-Menü und anschließend das dazugehörige AWa Feld.




Zuweisung der Daten durchführen
Wenn Sie alle Felder ausgewählt haben, drücken Sie die Schaltfläche "Start" um mit der Zuweisung zu beginnen. Sie können die Zuweisung wahlweise mit Klick auf die Schaltfläche „Zuweisen“ oder mit Doppelklick auf das Tabellenfeld übernehmen.



Wenn Sie nach dem Importvorgang die Frage "Soll Strukturprüfung gemacht werden" mit "Ja" beantworten, wird ein Neustart mit Datenbankupdate erzwungen.  Nehmen Sie "Nein", unterbleibt dies. Es ist aber empfehlenswert, die nach mehreren und größeren Importvorgängen durchzuführen, bevor der Betrieb mit den Daten losgeht. Denn beim Update wird auch, wie hingewiesen, die Struktur geprüft. Sie können also nach dem Datenimport ohne weiteres "Nein" betätigen.



Hinweis: Wenn Sie Objekte importieren, ist es sinnvoll, gleich eine Objektart (Objektgruppe) zuzuweisen. Im Hauptmodul unter Stammdaten-Listen-Objektgruppen finden Sie die entsprechenden Schlüsselnummern der AWa-internen (1-20) und der benutzerdefinierten (21-99) Objektgruppen. Diese Angabe sollte sich in einer Spalte (sinnvollerweise „Art“) befinden.




Zuweisung löschen
Falls eine Verknüpfung falsch zugewiesen wurde, besteht die Möglichkeit, dies rückgängig zu machen. Markieren Sie die zu löschende Zeile und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche „Entfernen“. Zur Sicherheit werden Sie noch gefragt, ob Sie die Verknüpfung wirklich entfernen möchten. Bestätigen Sie mit dem Button „Ja“.



Register: Übernahmeoption (Allgemein)

Daten löschen (Löscht die in der Exceltabelle vorhandenen Daten aus der AWa Datenbank)
Gehen Sie mit dieser Funktion behutsam um, da sonst die vorhandenen Excel-Daten komplett aus der AWa-Datenbank entfernt werden. Die Funktion ist sinnvoll, wenn Sie in einer Excel-Tabelle mehrere Objekte entfernen möchten. Mit dieser Möglichkeit werden die Daten direkt aus der Datenbank entfernt. Dazu benötigen Sie die eindeutige Inventarnummer, damit ein Vergleich der Datensätze gestartet werden kann.




Mit leeren Inhalten überschreiben
Wenn Sie das Feld „Mit leeren Inhalten überschreiben“ aktivieren, werden sämtliche Daten in AWa überschrieben, auch wenn Sie bereits Inhalte haben. Falls Sie also die Inhalte eines vorhandenen Tabellenfeldes durch einen evtl. leeren Eintrag in der Excel-Tabelle entfernen möchten, aktivieren Sie diese Option. Generell werden leere Felder aus der Excel-Tabelle nicht übernommen.



Register: Übernahmeoption (diese Funktion steht nur im Lagerstamm zur Verfügung)

Artikel löschen (Löscht die in der Exceltabelle vorhandenen Daten aus der AWa-Datenbank)
Gehen Sie mit der Option „Löschen“ behutsam um, da sonst die vorhandenen Excel-Daten komplett aus der AWa-Datenbank entfernt werden. Dies ist sinnvoll, wenn Sie in einer Excel-Tabelle eine größere Auswahl zu löschender Artikel definieren und mit dieser Möglichkeit aus der Datenbank entfernen wollen. Hierzu benötigen Sie nur die eindeutige Inventarnummer. Wählen Sie hierbei unbedingt die Spalte „Artikel Sach.-Nr.“ aus.



Mit leeren Inhalten überschreiben
Aktivieren Sie das Feld „Mit leeren Inhalten überschreiben“. Es werden dann sämtliche Daten in AWa überschrieben, auch wenn Sie bereits Inhalte haben. Wenn Sie also die Inhalte eines vorhandenen Tabellenfeldes durch einen evtl. leeren Eintrag in der Excel-Tabelle entfernen wollen, aktivieren Sie diese Option. Generell werden leere Felder aus der Excel-Tabelle nicht übernommen.

Artikel Sach.-Nr. Abgleich
Wählen Sie die Spalte „Artikel Sachnummer“ aus, wird vor dem Import die entsprechende Sachnummer, die in dieser angegebenen Excel-Spalte steht, in der Artikeldatenbank gesucht. Wird der Datensatz gefunden, wird er ergänzt und nicht neu angefügt.

Objekt Inventarnummer / Menge Abgleich
Wählen Sie die Spalte „Objekt Inventarnummer“ aus, wird beim Import die entsprechende Inventarnummer die in dieser angegebenen Excel-Spalte steht, in der Objektdatenbank gesucht. Wird der Datensatz gefunden, wird die in der Excel-Spalte Menge angegebene Anzahl dieses Artikels im Objektstamm als Ersatzteil hinterlegt. Ist das Teil bereits hinterlegt, wird ggfs die Menge angepasst.



Register: Kategorien (diese Funktion steht nur bei Objekte zur Verfügung)

Zuweisung von Eigenschaften einer Kategorie
Im Register"Kategorien" finden Sie noch weitere Optionen einer Zuweisung. Wählen Sie die gewünschte Kategorie, Eigenschaft oder den entsprechenden Wert aus dem Drop-Down-Menü aus.



Damit haben Sie die Möglichkeit, gleich beim Import die zugewiesenen benutzerspezifischen Eigenschaften eines Objektes zu pflegen / ergänzen.

Gleichzeitig wird kontrolliert, ob die jeweilige Eigenschaft bereits angelegt ist. Ist dies nicht der Fall legt das System beim Import die jeweilige Eigenschaft in den Stammdaten an.

Die Eigenschaften müssen mit einer Kategorie versehen im Klartext in der Excel-Tabelle stehen. Wollen Sie z.B. eine Eigenschaft „Luftverbrauch/Min m³“ der Kategorie „Druckluft“ importieren, benötigen Sie 3 Excel-Spalten



Wenn Sie die Übernahmeoption „Objektinventarnummer“ prüfen gewählt haben, können Sie beliebig viele Eigenschaften pro Objekt in einer Tabelle importieren




Register: Objektwartungen (diese Funktion steht nur bei Objekte zur Verfügung)


Objektwartung generieren
In der Rubrik „Objektwartungen“ können Sie beim Import sofort eine bestehende Wartung mit einem Objekt verknüpfen. Voraussetzung ist, dass diese Wartung bereits angelegt ist. Suchen Sie eine Wartung in der Auswahl des Pull- Down Menüs aus und legen fest, in welcher Spalte das Startdatum steht.



Sie benötigen dazu pro Objekt eine weitere Spalte „Startdatum“ o.ä., welches das Datum enthält, an dem die gewünschte Wartung an dem importieren Objekt erstmalig starten soll.



Durch die Optionsschaltflächen „Rahmenauftrag“ und „Auftrag als Liste“ können Sie bereits hier definieren, welchen Optionen der Objektwartung gesetzt werden sollen.

Wird die Objektwartung einem Fremdunternehmen übertragen, kann hier bereits durch 3 weitere Spalten das Unternehmen (Klartext) die ID (Schlüsselnummer) und das Budget pro Beauftragung in der Objektwartung hinterlegt werden.


Register: Struktur




Register:  eCl@ss

Artikel nach eClass klassifizieren
Sie haben beim Import die Möglichkeit  Artikel und Ersatzteile nach eCl@ss zu klassifizieren. Setzen Sie den Haken wenn Sie die Sachnummern aus der Klassifizierung generieren möchten und wählen Sie die entsprechende Stufe aus dem Drop-Down-Feld.